LIBROS DE CONTABILIDAD.
A. Libro diario
El art. 56 establece cuál es su contenido:
"En el libro diario se asentará día por día, y según
el orden en que se vayan efectuando, todas
las operaciones que haga el comerciante,letras u otros cualesquier
papeles de crédito que diere, entregare, de su cuenta o de la ajena, por
cualquier título que fuera, de modo que cada partida manifieste quién sea el
acreedor y quién el deudor en la negociación a que se refiere.
Las partidas de gastos domésticos basta
asentarlas en globo, en la fecha en que salieren de la caja."
De ese texto surge que el comerciante debe asentar en este libro cada
una de las operaciones que realiza diariamente y todas esas operaciones. De ahí
la importancia de este libro, que refleja toda la actividad y que se considera
el eje de la contabilidad.
Es un libro analítico, pues se anotan las operaciones una por una, en
forma separada y sucesiva, por orden cronológico. Hay excepciones, como las partidas de gastos domésticos y las ventas a contado y a crédito del comerciante
minorista.
B. Libro inventario
El libro "inventario", en realidad, es más que un inventario.
Contiene inventario y balances. Se abre
con el inventario de los
bienes afectados al giro en el momento de empezar la actividad comercial y contiene, además, el inventario y balance que se debe formular todos
los años, al vencimiento de cada ejercicio.
1. Régimen del CCom
Así se lo
establece en los dos primeros incisos del art. 59
del CCom:
"El libro de inventarios se abrirá con la descripción exacta del dinero, bienes muebles y
raíces, créditos y otra cualquiera especie de valores que formen el capital del
comerciante al tiempo de empezar su giro.
Después formará todo comerciante en los tres primeros meses de cada año,
y extenderá en el mismo libro, el balance general de su giro, comprendiendo en él, todos sus bienes, créditos y
acciones, así como todas sus deudas y obligaciones pendientes a la fecha del
balance, sin reserva ni omisión alguna."
El libro inventario se
abre con el inventario de los bienes afectados al giro en el momento de
empezar la actividad comercial (inventario
de apertura) y contiene, además, el inventario y balance que se debe formular todos
los años, al vencimiento de cada ejercicio (inventario
de cierre y balance anual).
El comerciante debe saber,
al comenzar sus negocios, con qué elementos y con qué bienes cuenta para
enfrentar las obligaciones que contraiga. Luego, al finalizar el ejercicio y
realizar un nuevo inventario, podrá hacer un examen comparativo
verificando, de ese modo, los resultados de su actividad.
2. Régimen de la LSC
En cuanto a las sociedades, la LSC regula especialmente los estados contables que
se deben formular a fin de ejercicio y establece mayores precisiones en cuanto
a la forma en que se han de formular estos estados contables. El art.
87 de la LSC
dispone que los administradores deben preparar ciertos documentos que, luego,
han de ser aprobados por los socios dentro de un procedimiento dispuesto por la
LSC. Los documentos enunciados son los mínimos. El administrador puede formular
otros estados para presentar a la consideración de los socios.
El art.
87 de la LSC, bajo
el nomen iuris de "Estados Contables"
establece la siguiente nómina:
1. el inventario de los diversos elementos que integran
el activo y pasivo social a la fecha del cierre;
2. el balance general (estado de situación
patrimonial y de resultados);
3. la propuesta de distribución de
utilidades, si las hubiere.
También, por disposición
del art. 92 de la LSC, se debe elaborar una memoria.
C. Libro copiador de cartas
El inc. 3, art. 44, del CCom, entre las obligaciones de los comerciantes,
enumera:
"La conservación
de la correspondencia que
tenga relación con el giro del comerciante..."
A su vez, el art. 55 del CCom, entre los libros obligatorios, incluye el
copiador de cartas. El art. 63:
"En el libro copiador, trasladarán los comerciantes, íntegramente y a la
letra todas las cartas que escribieron relativas a su comercio. Están
asimismo obligados a conservar en legajos y en buen orden todas las cartas que reciban con relación a sus negociaciones,
anotando al dorso la fecha en que las contestaron o haciendo constar en la
misma forma que no dieron contestación."
1. Correspondencia enviada
En el art. 64 se establece:
"Las cartas deberán
copiarse por el orden de sus fechas en el idioma en que se hayan escrito los
originales.
Las posdatas o adiciones
que se hagan después que se hubieran registrado se insertarán a continuación de
la última carta copiada, con la respectiva referencia."
El Decreto 540/991, en su art. 5,
autorizó a las sociedades a sustituir el libro copiador de
cartas, por la conservación y
archivo de copia de la correspondencia enviada. Esta posibilidad no fue
prevista para el comerciante individual.
Se impone su archivo en orden progresivo de fechas.
El archivo de la
correspondencia se debe llevar al Registro
Nacional de Comercio para su
intervención, con la periodicidad establecida para las hojas móviles.
El libro copiador no constituye un libro de
contabilidad estrictamente
sino un registro de la correspondencia. Interesa, en particular, la
conservación de la correspondencia porque mediante ella se pueden celebrar
contratos comerciales.
Considerado como libro de
comercio, se le aplican todas las normas de libros y, por lo tanto, puede
servir como medio de prueba.
2. Correspondencia recibida
La correspondencia que se
recibe se guarda en el orden
que el comerciante estime adecuado según
sus necesidades. Puede guardarlos en forma cronológica o por materia o según
los lugares de donde provienen. El art. 63 establece:
“Están asimismo
obligados a conservar en legajos y en buen orden todas las cartas que reciban
con relación a sus negociaciones, anotando al dorso la fecha en que las
contestaron o haciendo constar en la misma forma que no dieron contestación."